Kjøp dokumenter online og gjør jobben selv.

Når en faktura ikke blir betalt ved forfall, kan kreditor sende et inkassovarsel. Inkassovarselet er den formelle beskjeden til kunden eller skyldneren om at kravet kan bli sendt videre til inkasso dersom betalingen fortsatt uteblir. Det er et viktig steg i innkrevingen, og det finnes bestemte regler for både tidspunkt, betalingsfrist og innhold.

Det er ikke nødvendig å sende flere purringer før et inkassovarsel kan sendes. Mange bedrifter har en rutine der de først sender en vanlig påminnelse eller purring, men dette er et valg og ikke et krav. Når den opprinnelige betalingsfristen har gått ut, kan man i utgangspunktet gå direkte til inkassovarsel.

Det er likevel forskjell på å sende et inkassovarsel og å kreve gebyr for det. Dersom man ønsker å legge til et purregebyr eller gebyr for inkassovarselet, må man følge egne frister. Derfor er det viktig å skille mellom selve plikten til å sende varselet og retten til å kreve betaling for kostnaden ved å sende det.

Hva er et inkassovarsel?

Et inkassovarsel er en skriftlig melding om at et ubetalt krav vil kunne bli sendt til inkasso dersom skyldneren ikke betaler innen en ny betalingsfrist.

Varslet skal gi skyldneren en siste reell mulighet til å betale før saken går videre i innkrevingsprosessen. Det skal derfor være tydelig at dette ikke bare er en vanlig betalingspåminnelse.

Inkassovarselet kan sendes av den som har penger til gode, for eksempel en bedrift som har sendt en faktura. Det kan også sendes av et inkassoforetak på vegne av kreditor.

Et typisk eksempel er en håndverker som sender en faktura med 14 dagers betalingsfrist. Kunden betaler ikke. Etter at fakturaen har forfalt, kan håndverkeren sende et inkassovarsel og gi kunden en ny frist på minst 14 dager.

Hvis kunden heller ikke betaler innen denne fristen, kan innkrevingen tas videre.

Du trenger ikke sende purring først

En vanlig misforståelse er at man må sende én eller flere purringer før man kan sende et inkassovarsel. Det er ikke tilfelle.

Når betalingsfristen på den opprinnelige fakturaen har gått ut, kan man sende inkassovarsel uten først å ha sendt en vanlig purring.

For en bedrift som ønsker en enkel og effektiv rutine, kan det derfor være fornuftig å gå direkte fra forfalt faktura til inkassovarsel. Andre ønsker å beholde en mykere linje og sender først en vennlig betalingspåminnelse.

Hva som er mest hensiktsmessig, avhenger blant annet av forholdet til kunden og hvorfor betalingen mangler. En fast kunde kan ganske enkelt ha glemt fakturaen, mens gjentatte betalingsproblemer kan tilsi en mer konsekvent oppfølging.

Det viktigste er å ikke blande sammen en vanlig purring og et formelt inkassovarsel. Skal dokumentet brukes som grunnlag for videre inkasso, må kravene til et inkassovarsel være oppfylt.

Når kan inkassovarselet sendes?

Den opprinnelige betalingsfristen må ha gått ut før et inkassovarsel sendes.

Har en faktura forfall 10. oktober, kan den altså ikke følges opp med et gyldig inkassovarsel før etter at betalingsfristen har utløpt.

Dersom kreditor ikke krever gebyr for inkassovarselet, kan det i utgangspunktet sendes allerede etter forfall. Det er dermed ikke nødvendig å vente i 14 dager bare for å få sendt selve varselet.

Ønsker man derimot å kreve gebyr for inkassovarselet, må det ha gått minst 14 dager siden det opprinnelige kravet forfalt.

Dette skillet er viktig. Det er fullt mulig å følge opp en ubetalt faktura raskt, men rask oppfølging betyr ikke nødvendigvis at man samtidig kan legge til et gebyr.

Inkassovarselet må ha minst 14 dagers betalingsfrist

Et av de viktigste kravene til inkassovarselet er betalingsfristen. Skyldneren skal få minst 14 dager til å betale.

Fristen må være reell. Man bør derfor være forsiktig med å sette en betalingsdato som ligger for tett opp mot datoen varselet sendes.

Dette er særlig viktig ved elektronisk utsendelse og automatiserte fakturasystemer. At et datasystem teknisk sett kan produsere et inkassovarsel med kortere betalingsfrist, betyr ikke at det er riktig å gjøre det.

For kort betalingsfrist kan føre til at kravene til inkassovarselet ikke er oppfylt. Det kan igjen få betydning for retten til å kreve inkassokostnader senere i prosessen.

En trygg rutine er derfor å sørge for at systemet alltid beregner minst 14 dager fra varselet blir sendt.

Inkassovarselet skal være skriftlig

Inkassovarsel skal sendes skriftlig. Det betyr ikke at det nødvendigvis må sendes som et brev i posten.

Elektroniske løsninger kan brukes. Det kan for eksempel være e-post, SMS eller andre elektroniske kommunikasjonskanaler, forutsatt at informasjonen blir formidlet på en forsvarlig måte.

For kreditor er det også viktig å kunne dokumentere hva som er sendt og når det ble sendt. Dersom det senere oppstår uenighet om innkrevingen, er det en stor fordel å ha en kopi av varselet og informasjon om utsendelsesdatoen.

Bruker bedriften et faktura- eller regnskapssystem, bør inkassovarselet lagres sammen med den aktuelle fakturaen eller kundens sak.

Det må være tydelig at det er et inkassovarsel

Mottakeren skal forstå hvilken type dokument han eller hun har mottatt. Dokumentet bør derfor være tydelig merket med eksempelvis Inkassovarsel eller Varsel om inkasso.

Det kan ikke skjules langt nede i teksten at manglende betaling kan føre til inkasso.

Hensikten er nettopp å gjøre skyldneren oppmerksom på at saken har kommet til et punkt hvor videre manglende betaling kan få økonomiske konsekvenser.

En overskrift som bare sier «Betalingspåminnelse» vil derfor være lite egnet dersom dokumentet faktisk skal fungere som et formelt inkassovarsel.

Hva bør et inkassovarsel inneholde?

Et inkassovarsel bør være enkelt å forstå. Mottakeren skal kunne se hvem som krever penger, hva kravet gjelder, hvor mye som skal betales, hvor betalingen skal gjøres og når fristen går ut.

Det vil normalt være naturlig å ta med:

• navn på kreditor
• navn på kunden eller skyldneren
• referanse til den opprinnelige fakturaen eller kravet
• opprinnelig fakturabeløp
• eventuelle lovlige renter og gebyrer
• samlet beløp som skal betales
• kontonummer eller annen betalingsinformasjon
• betalingsfrist på minst 14 dager
• tydelig beskjed om at kravet kan bli sendt til inkasso dersom betaling ikke skjer

Det er som regel en fordel å gjøre dokumentet så oversiktlig som mulig. En skyldner som må lete gjennom lange tekstblokker for å finne beløp, kontonummer eller betalingsfrist, har større risiko for å gjøre feil eller kontakte kreditor med unødvendige spørsmål.

Det bør også være lett å finne fakturanummer eller annen referanse, slik at mottakeren kan identifisere hvilket krav inkassovarselet gjelder.

Hva må stå om videre inkasso?

Det må komme tydelig frem at manglende betaling kan føre til at saken blir sendt videre til inkasso.

Det holder ikke at mottakeren bare får en ny faktura med ny betalingsfrist dersom dokumentet skal fungere som inkassovarsel.

Ordlyden trenger ikke være komplisert. Det sentrale er at det ikke er tvil om konsekvensen av fortsatt manglende betaling.

En formulering kan for eksempel gjøre det klart at kravet vil kunne bli oversendt til inkasso dersom det ikke er betalt innen den angitte fristen.

Unødvendig truende formuleringer bør unngås. Formålet er å informere om den videre prosessen, ikke å presse skyldneren med konsekvenser det ikke er rettslig grunnlag for.

Kan man kreve gebyr for inkassovarselet?

Det kan i visse tilfeller kreves et gebyr for et inkassovarsel, men det er ikke fritt frem å legge til et valgfritt beløp.

Gebyret er regulert og har en øvre grense. Satsene kan endres, og det er derfor viktig at bedrifter som sender mange varsler, sørger for at faktura- og regnskapssystemene bruker gjeldende satser.

For å kunne kreve gebyr må det blant annet ha gått minst 14 dager fra den opprinnelige betalingsfristen før et gebyrbelagt inkassovarsel sendes.

Sender man inkassovarselet tidligere, kan man fortsatt sende selve varselet, men man kan ikke uten videre kreve purregebyret.

Dette gir i praksis bedriften et valg. Man kan følge opp kravet raskt uten gebyr, eller vente til vilkårene for gebyr er oppfylt.

Forsinkelsesrenter kan komme i tillegg

Et gebyr for inkassovarselet og forsinkelsesrenter er to forskjellige ting.

Når et pengekrav ikke blir betalt ved forfall, kan kreditor normalt ha rett til forsinkelsesrente. Dersom betalingsfristen er fastsatt på forhånd, vil rentene normalt begynne å løpe etter at betalingsfristen er oversittet.

Forsinkelsesrenten beregnes ut fra det ubetalte beløpet og hvor lenge betalingen er forsinket.

Satsen fastsettes med jevne mellomrom og kan derfor endre seg. Dersom virksomheten beregner forsinkelsesrente automatisk, bør satsen i systemet holdes oppdatert.

I et inkassovarsel bør det være tydelig hva som er det opprinnelige kravet, hva som eventuelt er rente, og hva som er gebyr. Mottakeren bør kunne forstå hvordan totalsummen har oppstått.

Purring og inkassovarsel er ikke det samme

En purring er i utgangspunktet en betalingspåminnelse. Et inkassovarsel er et formelt steg mot videre innkreving.

En bedrift kan for eksempel ha følgende rutine:

• Faktura sendes med avtalt betalingsfrist.
• Fakturaen forfaller uten at kunden betaler.
• Kunden får en vennlig betalingspåminnelse.
• Hvis betaling fortsatt mangler, sendes inkassovarsel.
• Hvis fristen i inkassovarselet løper ut, vurderes videre inkasso.

Men purringen kan også hoppes over. Bedriften kan gå direkte til inkassovarsel etter at den opprinnelige betalingsfristen har gått ut.

Hvor mange påminnelser man velger å sende før inkassovarsel, handler derfor ofte mer om kundebehandling og interne rutiner enn om et lovpålagt krav om purring.

Hva hvis kunden mener fakturaen er feil?

Ikke alle ubetalte fakturaer skyldes at kunden ikke vil eller kan betale. Noen ganger er det uenighet om selve kravet.

Kunden kan for eksempel mene at varen aldri ble levert, at arbeidet ikke ble utført som avtalt, at prisen er feil, eller at fakturaen allerede er betalt.

En slik innsigelse bør tas på alvor. Dersom det foreligger en reell tvist om kravet, kan saken normalt ikke behandles som en vanlig ubestridt inkassosak.

Kreditor bør først undersøke innsigelsen og finne ut om kravet faktisk er riktig.

Det er derfor viktig å skille mellom en kunde som bare lar være å betale og en kunde som konkret bestrider kravet.

Hvis kunden sier «jeg kan ikke betale før neste måned», er ikke det nødvendigvis en innsigelse mot selve kravet. Kunden erkjenner da ofte at gjelden eksisterer, men har problemer med betalingstidspunktet.

Sier kunden derimot «jeg skylder ikke dette beløpet fordi arbeidet aldri ble utført», foreligger det en annen type situasjon.

Hva skjer når fristen i inkassovarselet har gått ut?

Hvis betalingsfristen i inkassovarselet går ut uten at skyldneren betaler eller kommer med en relevant innsigelse, kan saken gå videre.

Kreditor kan overlate saken til et inkassoforetak eller, dersom vilkårene er oppfylt, følge opp kravet gjennom egeninkasso.

At fristen i inkassovarselet har gått ut, betyr ikke at kreditor umiddelbart kan hoppe til hvilket som helst tiltak. Videre innkreving har egne regler og frister.

Ved bruk av inkassoforetak vil det normalt bli sendt en betalingsoppfordring før saken eventuelt går videre til rettslige skritt.

En betalingsoppfordring er ikke det samme som et inkassovarsel. Den kommer senere i prosessen og har mer omfattende krav til innhold.

Når kan saken ende i forliksrådet?

Dersom et krav ikke blir betalt, og kreditor ikke allerede har et tilstrekkelig tvangsgrunnlag, kan det bli nødvendig å ta saken til forliksrådet.

Dette er særlig aktuelt dersom skyldneren bestrider kravet.

Forliksrådet kan behandle tvisten og i mange saker avsi dom. En slik avgjørelse kan senere gi grunnlag for tvangsinnkreving dersom skyldneren fortsatt ikke betaler.

For kreditor er god dokumentasjon viktig dersom saken kommer så langt. Den opprinnelige avtalen, fakturaen, korrespondanse med kunden, betalingspåminnelser og inkassovarsel bør derfor tas vare på.

Jo bedre saken er dokumentert fra starten, desto enklere er det å forklare hva kravet gjelder og hvordan det har utviklet seg.

Vanlige feil ved utsendelse av inkassovarsel

En av de vanligste feilene er å bruke for kort betalingsfrist. Minimumsfristen på 14 dager bør være bygget inn i virksomhetens rutiner slik at den ikke blir avhengig av at en ansatt husker å kontrollere datoen hver gang.

En annen feil er å kreve gebyr for tidlig. Inkassovarselet kan sendes kort tid etter forfall dersom det ikke kreves gebyr, men vilkårene for å legge til gebyr er strengere.

Det forekommer også at bedrifter sender en vanlig purring og antar at denne automatisk fungerer som inkassovarsel. Det gjør den ikke nødvendigvis. Dersom dokumentet skal være et inkassovarsel, må det tydelig fremgå at saken kan gå videre til inkasso.

Andre praktiske feil kan være feil kundenavn, gammelt kontonummer, manglende fakturanummer eller feil saldo fordi kunden allerede har betalt deler av kravet.

Før et inkassovarsel sendes, er det derfor fornuftig å kontrollere om det har kommet inn betalinger som ennå ikke er registrert.

Delbetaling må tas hensyn til

Hvis kunden har betalt deler av fakturaen, skal inkassovarselet naturligvis ikke kreve inn hele det opprinnelige beløpet på nytt.

Det må være den faktiske restgjelden som følges opp.

Dette kan skape problemer dersom faktura- og banksystemet ikke er godt integrert. En kunde kan ha betalt samme morgen som inkassovarselet produseres automatisk.

Ved større mengder fakturaer bør virksomheten derfor ha rutiner for avstemming før nye inkassovarsler sendes.

Hva hvis kunden betaler etter at inkassovarselet er sendt?

Betaler kunden hele det korrekte kravet innen fristen, skal saken normalt ikke sendes videre til inkasso.

Her er det viktig at kreditor registrerer betalingen raskt. Automatisk oversendelse av en allerede betalt sak til et inkassoforetak skaper unødvendig arbeid og kan føre til konflikt med kunden.

Dersom kunden bare betaler hovedkravet, men lar et lovlig gebyr eller påløpte renter stå ubetalt, kan det fortsatt være et restkrav. Kreditor bør da kontrollere størrelsen på restbeløpet og om alle kostnadene som kreves faktisk er lovlige.

Inkassovarsel til privatpersoner og bedrifter

Inkassovarsel brukes både når skyldneren er en privatperson og når skyldneren er en virksomhet.

De grunnleggende kravene til selve inkassovarselet gjelder uavhengig av om mottakeren er en privatperson eller et foretak, men det kan finnes forskjeller senere i innkrevingsprosessen og når enkelte kostnader beregnes.

Det er derfor lurt at virksomheter som har både privatkunder og bedriftskunder, har systemer som registrerer hvilken type kunde det enkelte kravet gjelder.

For den som bare skal sende et vanlig inkassovarsel, er likevel hovedregelen enkel: Kravet må være forfalt, varselet skal være skriftlig, betalingsfristen skal være minst 14 dager, og det skal komme tydelig frem at manglende betaling kan føre til inkasso.

Gode rutiner gjør innkrevingen enklere

Inkassoproblemer oppstår ofte fordi ubetalte fakturaer blir liggende for lenge uten oppfølging. Etter noen måneder kan det være vanskeligere å finne frem til dokumentasjon, kontakte kunden eller huske hva som ble avtalt.

En fast rutine for ubetalte fakturaer gjør dette enklere.

Virksomheten kan for eksempel kontrollere forfalte fakturaer på faste dager hver uke. Deretter kan betalte krav lukkes, kunder med kortvarige forsinkelser kontaktes og nødvendige inkassovarsler sendes.

Selve inkassovarselet bør bygge på en fast mal hvor de nødvendige opplysningene alltid er med. Kunde, fakturanummer, beløp, betalingsinformasjon og datoer kan deretter tilpasses det enkelte kravet.

Det reduserer faren for at viktige opplysninger blir glemt, samtidig som behandlingen av ubetalte fakturaer blir mer ensartet.

Dokumentasjonen bør oppbevares sammen med resten av saken. Dersom kunden senere hevder at varselet aldri ble sendt, at beløpet var feil eller at betalingsfristen var for kort, er det langt enklere å håndtere situasjonen når man kan hente frem nøyaktig det dokumentet som ble sendt.

Et korrekt inkassovarsel trenger ikke være langt eller komplisert. Det viktigste er at mottakeren umiddelbart forstår hva kravet gjelder, hvor mye som skal betales, hvilken frist som gjelder og hva som kan skje dersom betalingen fortsatt uteblir.